Aufbewahrungsfristen
Wie lange die SwizzX GmbH Geschäftsunterlagen und Personendaten im Zusammenhang mit Qint aufbewahrt, weshalb, und was mit einem Löschungsbegehren geschieht.
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1. Geltungsbereich
Diese Übersicht gilt für Unterlagen, welche die SwizzX GmbH im Zusammenhang mit Qint aufbewahrt: Händlerverträge und -konten, Zahlungen und Auszahlungen, Korrespondenz, Protokolle und die Verifizierung von Unternehmen. Sie ergänzt unsere Datenschutzerklärung.
Im Qint-Modell übt die SwizzX GmbH selbst keine dem Geldwäschereigesetz (GwG) unterstellte Finanzintermediation aus. Die Sorgfaltspflichten zur Bekämpfung der Geldwäscherei erfüllt unsere Execution Partnerin 24crypto, die ihre eigenen Unterlagen nach dem GwG aufbewahrt. Die nachstehenden Fristen stützen sich daher in erster Linie auf das schweizerische Buchführungs- und Steuerrecht, die Beweissicherung für Verträge, die Verjährungsfristen und den Grundsatz der Datenminimierung nach dem Datenschutzgesetz (DSG) und nicht auf eine Aufbewahrungsfrist nach GwG.
2. Aufbewahrungsfristen
| Datenkategorie | Aufbewahrungsfrist | Begründung / Hinweise |
|---|---|---|
| Händlervertrag / Rahmenvertrag | 10 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung | Vertragsnachweis, Steuer- und Buchführungsunterlagen sowie Verjährungsfristen. |
| Stammdaten des Händlers (Firma, Adresse, UID-/MWST-Nummer, Kontaktpersonen) | 10 Jahre nach Vertragsende, soweit vertraglich relevant | Erforderlich, um das Vertragsverhältnis und frühere Geschäftsvorfälle zu belegen. |
| Bank- und Auszahlungskonten des Händlers | 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres der letzten damit verbundenen Abrechnung oder Auszahlung | Nachweis der Zahlungsflüsse und Abstimmung. |
| Rechnungen, Abrechnungen, Auszahlungsberichte und Gebührenaufstellungen | 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem sie entstanden sind | Buchführungs- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten in der Schweiz (Art. 958f OR). |
| Transaktionsdaten, die für Buchführung, Abrechnung oder Abstimmung relevant sind | 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem sie entstanden sind | Prüfpfad und Dokumentation der Geschäftsvorfälle. |
| Prüfpfad zu Konto- und Zahlungsvorgängen sowie Nachweise der Annahme der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) durch den Händler | 10 Jahre ab dem Ereignis, danach Löschung | Prüfpfad und Nachweis, was von wem und wann akzeptiert wurde; Aufbewahrungspflichten nach Art. 958f OR und die Sorgfaltspflichten unserer Execution Partnerin nach dem GwG. |
| Frühere Fassungen der AGB | Mindestens so lange, wie ein Annahmenachweis aufbewahrt wird, der sich auf die Fassung bezieht; vorzugsweise dauerhaft versioniert archiviert | Es muss belegt werden können, welche Fassung zu einem bestimmten Zeitpunkt angenommen wurde. |
| Bestell-, Quittungs- und Bestätigungs-E-Mails an Käufer | 10 Jahre, sofern sie eine Transaktion oder einen buchführungsrelevanten Vorgang belegen | Transaktions- und Buchführungsnachweis; ein zugrunde liegender strukturierter Datensatz kann genügen, wenn er vollständig und unveränderbar ist. |
| Allgemeine Support- oder Marketing-E-Mails | Nur so lange wie nötig; in der Regel 1–3 Jahre | Keine allgemeine zehnjährige Aufbewahrungspflicht; Grundsatz der Datenminimierung nach Schweizer Datenschutzrecht. |
| Förmliche Protokolle der Gesellschafterversammlung und der Gesellschaftsorgane | Mindestens 10 Jahre | Gesellschaftsrechtliche Dokumentation und Nachweis förmlicher Beschlüsse. |
| Gewöhnliche interne Sitzungsnotizen | So lange wie betrieblich nötig; 10 Jahre für wesentliche Entscheide | Keine generelle gesetzliche Frist; wichtige Geschäftsentscheide werden als Nachweis aufbewahrt. |
| Video- und Audioaufzeichnungen von Online-Meetings | In der Regel 30–90 Tage, danach Löschung, sofern sie nicht ausdrücklich benötigt werden | Datenminimierung; wo angemessen, wird stattdessen eine schriftliche Zusammenfassung oder ein Beschlussprotokoll aufbewahrt. |
| Anmelde-, Sicherheits- und Zugriffsprotokolle | In der Regel 12 Monate | Sicherheit, Fehlerbehebung und Nachvollziehbarkeit; länger nur, wo begründet. |
| Protokolle nach Art. 4 der Datenschutzverordnung (DSV), soweit anwendbar | Mindestens 1 Jahr | Besondere gesetzliche Mindestfrist für protokollierungspflichtige Bearbeitungen. |
| Pass- und Ausweiskopien von Vertretern des Händlers | Nicht automatisch 10 Jahre | Ohne Aufbewahrungspflicht nach dem Geldwäschereigesetz (GwG) erfordert eine längere Aufbewahrung einen eigenen Zweck und eine Prüfung der Verhältnismässigkeit. |
| Ergebnis der Verifizierung / Prüfung der Vertretungsbefugnis | 10 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung, soweit als Vertragsnachweis aufbewahrt | Aufbewahrt werden Ergebnis, Datum, Methode bzw. Anbieter und Vertretungsbefugnis, nicht unnötige Rohdaten zur Identität. |
| Rohdaten der Verifizierung: Selfie, Video, biometrische Daten, temporäre Uploads | Löschung nach der Verifizierung zuzüglich einer kurzen Frist für Beanstandungen und Sicherheit; z. B. 90 Tage bis höchstens 12 Monate, sofern nicht begründet | Datenminimierung und Zweckbindung; im Qint-Modell wird für SwizzX keine Aufbewahrungsfrist nach GwG angenommen. |
| Identifikations- und Geldwäschereiunterlagen bei der Execution Partnerin (24crypto) | Von 24crypto mindestens 10 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung oder nach Abschluss der Transaktion aufbewahrt (Art. 7 Abs. 3 GwG) | 24crypto ist eine dem GwG unterstellte Finanzintermediärin und für diese Unterlagen selbst verantwortlich. Dieser Plan verkürzt ihre Fristen nicht. |
3. Aufbewahrung bei Rechtsstreitigkeiten (Legal Hold)
Ein Legal Hold geht den oben genannten Fristen vor. Ist eine Streitigkeit, eine Rückbuchung, ein Betrugsfall, eine behördliche Untersuchung, eine Forderung oder ein Gerichtsverfahren hängig oder vernünftigerweise absehbar, werden die betroffenen Unterlagen bis zur rechtskräftigen Erledigung aufbewahrt.
4. Löschungsbegehren
Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen, indem Sie an info@qint.ch schreiben. Wir nehmen das Löschungsbegehren an und bestätigen es Ihnen schriftlich.
Unterliegen Daten einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, werden sie bei Ablauf dieser Frist gelöscht. Unsere schriftliche Bestätigung nennt Ihnen das genaue Datum, an dem Ihre Daten gelöscht werden. Bis dahin werden die Daten nur zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht aufbewahrt und für keinen anderen Zweck verwendet.
5. Änderungen dieser Übersicht
Diese Übersicht ist auf unsere Datenschutzerklärung und die Händlerverträge abgestimmt. Wir passen sie an, wenn sich die rechtliche Struktur von Qint oder das anwendbare Recht ändert; das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung.
6. Kontakt
SwizzX GmbH
Baarerstrasse 107
6300 Zug, Schweiz
info@qint.ch